Palautejärjestelmän käyttöohjeita
Yleistä
Palautejärjestelmän perusidea on toimia välineenä, jonka avulla opettaja voi suunnitella ja toteuttaa WWW-kyselylomakkeita opetuksena tueksi. Järjestelmän toteutuksen taustalla on seuraavat näkökulmat:- Palautteen keruu on keskeinen osa opetuksen kehittämistä.
- WWW-lomake on väline, jonka avulla palautteen keruu käy helposti päinsä. Ei tarvita erikseen paperilomakkeita, niiden jakelua ja yhteenvetojen laatimista käsin tai skannerin avulla.
- Opettajan ei tarvitse koodata itse HTML-lomakkeita, vaan järjestelmä tekee kyselylomakkeet valmiiksi hänen puolestaan.
- Opettaja voi laatia itse kysymykset tai hän voi käyttää apuna valmiita standardikysymyksiä. Ks. lähemmin täältä.
- Opettajan tulee pystyä saamaan annetusta palautteesta numeerisia yhteenvetoja automaattisesti.
- Yksinkertainen tekstirivi
- Esimerkki: "Mikä oli harjoitustyösi aihe?"
- Voidaan vaatia, että vastaus on numeerinen
- Tekstialue, johon voi kirjoittaa monta riviä tekstiä
- Esimerkki: "Miten haluaisit kehittää kurssin sisältöä?"
- Valintalista, valitse yksi vaihtoehto monesta
- Esimerkki: "Paljonko aikaa käytit kurssin suorittamiseen: 0-40h, 40-80h, 80-120h, yli 120h"?
- Voidaan toteuttaa joko alasvetovalikkona tai valintanappeina.
- Vaihtoehdot voi määritellä itse.
- Osajoukko, valitse yksi tai useampi vaihtoehto monesta
- Esimerkki: "Mitkä kaksi asiaa seuraavassa listassa olivat mielestäsi vaikeita? ..."
- Toteutus valintanappeina.
Kootessaan kysymyslistaa opettaja voi jokaisen kysymyksen kohdalla määritellä, onko kysymykseen vastaaminen pakollista vai ei. Lomaketta ei voi palauttaa, jos pakollisiin kysymyksiin ei ole vastattu.
Kysymys voidaan myös määritellä anonyymiksi, jolloin sen vastaukset käsitellään erillään muista vastauksista. Tällä piirteellä on käyttöä esimerkiksi silloin, jos halutaan antaa kyselyyn vastanneille jokin bonus ja käsitellä kyselyn vastaukset ilman tunnistetietoja. Anonyymien kysymysten vastauksia ei lähetetä kyselyn vastauksia sähköpostina tilattaessa yhdessä muiden vastausten kanssa vaan kunkin anonyymin kysymyksen vastaukset lähetetään suuruusjärjestykseen lajiteltuna eikä niitä voida enää yhdistää muihin saman henkilön vastauksiin.
Järjestelmä laskee valintalistoista tai osajoukoista yksinkertaiset jakaumat, kuinka paljon kutakin vaihtoehtoa on eri vastauksissa valittu sekä vastaavan prosenttiosuuden kaikista vastauksista. Valintalistasta se laskee lisäksi vastausten painotetun keskiarvon niistä vaihtoehdoista joista tämä halutaan. Myös keskihajonta lasketaan, jos se on mahdollista.
Uudet käyttäjät
Palautejärjestelmän käyttöön tarvitset WWW-selaimen, jossa on Cookiet (keksit) toiminnassa. Javaa ja Javascriptiä ei tarvita. Järjestelmää on käytetty ja testattu Netscapella, Mozillalla ja Internet Explorerilla. Lynxillä sitä ei ole testattu.Palautejärjestelmää käytettäessä WWW-selaimen ikkuna jakaantuu kahteen kehykseen. Ruudun yläreunassa olevassa kehyksessä on linkkejä, joista voit valita erilaisia toimintoja. Nämä toiminnot ja niihin liittyvät lomakkeet näkyvät alemmassa kehyksessä.
Kun uusi käyttäjä alkaa käyttää palautejärjestelmää, hän tarvitsee siihen tunnuksen. Tällä tunnuksella erotellaan eri käyttäjien tekemät omat kysymyskokoelmat toisistaan. Tunnusta käytetään myös kyselyiden hallinnollisiin toimintoihin.
Käyttäjätunnus annetaan rekisteröitymislomakkeella käyttöä aloitettaessa. Jos olet uusi käyttäjä eikä sinulla ole ennestään tunnusta, anna lomakkeella valitsemasi tunnus, salasana ja sähköpostiosoitteesi. Saat tähän osoitteeseen hetken kuluttua linkin WWW-sivulle, jolla voit aktivoida tunnuksesi. Kun avaat tämän sivun WWW-selaimeen, tunnuksesi aktivoituu. Sen jälkeen voit kirjautua sisään tunnuksellasi. Älä käytä salasanana minkään muun tärkeän järjestelmän salasanaa.
Rekisteröitymistä on rajoitettu määrättyihin aliverkkoihin. eikä se ole kaikkialta sallittua. Jos rekisteöityminen si sinulla onnistu ja saat tästä virheilmoituksen, voit pyytää käyttöoikeutta ylläpidolta sähköpostitse.
Salasana on tarpeen kahdesta syystä. Koska järjestelmä on avoin kenelle tahansa, salasana varmistaa, ettei kukaan muu käy peukaloimassa laatimiasi kyselyjä eikä niihin annettuja vastauksia. Toisaalta salasanan avulla huolehditaan, että järjestelmä lähettää käyttäjätunnukseesi liittyviä sähköpostiviestejä, esim. kyselyjen vastaustilastoja juuri rekisteröitymisen yhteydessä antamaasi sähköpostiosoitteeseen.
Jos käytät vanhaa olemassaolevaa tunnusta, anna rekisteröitymislomakkeeseen vain tunnus ja salasana. Sähköpostiosoitetta ei tarvitse antaa uudelleen.
Kun tunnus ja salasana on annettu ja sisäänkirjautuminen on onnistunut, voit siirtyä kyselyjen hallintasivulle. Tällä sivulla voit avata ja sulkea kyselyitä, pyytää niiden tuloksia ja tilastoja. Voit myös määritellä kyselylle aukioloajan. Palautejärjestelmä ottaa vastaan kyselyyn vastauksia vain tällä aikavälillä. Lisäksi voit siirtyä luomaan ja muokkaamaan kyselyitä.
Salasanan vaihto
Voit halutessasi vaihtaa salasanan kyselyn hallintasivun kautta. Sieltä pääset kohdasta Asetukset lomakkeeseen, jossa sinulta kysytään vanha salasana ja uusi salasana kahteen kertaan. Salasanan vähimmäispituus on viisi merkkiä. Kun olet antanut nämä tiedot, lähetä lomake. Onnistuneesta salasanan vaihdosta saat ilmoituksen ja pääset palautejärjestelmän hallintasivulle. Jos salasanan vaihto epäonnistui, saat siitä virheilmoituksen ja sinun on palattava takaisin salasanan vaihtolomakkeeseen. Voit sitten tarkistaa tiedot ja yrittää uudelleen.Salasanan vaihtosivulta voit vaihtaa myös muita asetuksia. Sieltä voit vaihtaa käyttämäsi julkisten kysymysten listan. Asetukset ovat voimassa seuraavilla palautejärjestelmän käyttökerroilla. Ne ovat voimassa siihen asti, kunnes muutat niitä uudestaan.
Valinnasta perus tai laajat voit valita, haluatko oletuksena käyttöön yksikielisen vai monikielisen lomakkeen uusien kysymysten laatimista varten. Valitsemalla laajat saat käyttöön monikielisen lomakkeen ja kyselyiden luontisivulla kysymykset näytetään kokonaan. Valinnalla perus oletuksena on yksikielinen kysymyksen luontilomake ja kyselyiden luontisuvlla kysymyksistä näkyvät vain otsikot.
Unohtunut salasana
Oletko unohtanut salasanasi? Voit tilata unohtuneen salasanasi sähköpostilla, jos muistat käyttäjätunnuksen ja sähköpostiosoitteen, joilla olet rekisteröitynyt palautejärjestelmään. Jos sisäänkirjautuminen epäonnistuu, saat siitä ilmoiutksen. Samalla sivulla on myös lomake, jolla voit tilata unohtuneen salasanasi.Kyselyn laatiminen ja muokkaaminen
Voit siirtyä laatimaan tai muokkaamaan kyselyjä valitsemalla WWW-selaimen ikkunan yläreunasta linkin Kyselylomakkeen teko. Sitten saat ruudulle WWW-lomakkeen, jonka otsikkona on Kyselylomakkeen laatiminen ja muokkaus.Lomake jakautuu moneen osaan.
- Lomakkeen alussa on kolme valikkoa. Ensimmäisestä voit valita,
näytetäänkö kysymyslistassa vain kysymysten otsikot vai kysymykset
kokonaan, jolloin näkyvät myös mahdolliset vastausvaihtoehdot.
Oletuksena on kysymysten otsikot. Toisesta voit valita kyselyn nimen,
jota haluat muokata. Kolmannesta voit valita kyselyssä
käytetyn kielen. Oletuksena on suomen kieli.
- Toisessa osassa voit antaa luotavalle kyselylomakkeelle otsikon
sekä kyselyn tunnuksen, jonka avulla kyselypalvelin erottaa
aikanaan lomakkeella annetut vastaukset muiden lomakkeiden
vastauksista.
- Seuraavaksi on kysymyslista, josta voit poimia ne kysymykset,
jotka haluat mukaan luotavaan uuteen kyselyyn. Listan alussa on
joukko yleisiä standardikysymyksiä ja sen perässä joukko käyttäjän
itse laatimia kysymyksiä. Yleiset kysymykset ovat kaikille yhteisiä ja
ne näkyvät kaikille käyttäjille. Omat kysymykset eivät näy muille
käyttäjille.
Jos et tarvitse taulukkoon kootusta kysymyksestä kaikkia kohtia, voit halutessasi piilottaa tarpeettomat kohdat merkitsemällä rastin osakysymyksen alla olevaan ruutuun.
Poiminnan yhteydessä määritellään, mitkä kysymykset otetaan mukaan lomakkeeseen, onko valittuun kysymykseen vastaaminen pakollista ja käsitelläänkö sen vastaus anonyymisti erillään muista vastauksista.
Viimeinen vaihe kyselyn käyttöönotossa on se, että muodostettu lomake talletetaan ikkunasta selaimen komennolla (File-valikko, komento Save Frame As) tiedostoon. Lomaketiedosto tulee sijoittaa vielä sellaiseen paikkaan, missä jokin WWW-palvelin pystyy sitä lukemaan, esimerkiksi omaan public_html-hakemistoon tai kurssin kotisivun yhteyteen. Kyselyn vastaajille tulee antaa tieto, mistä URL-osoitteesta kysely löytyy.
Kysymysten luominen, korjailu ja poisto
Uudet kysymykset tehdään lomakkeella, johon pääset valitsemalla ensin sivun yläreunasta linkin Kysymyksen luonti. Kysymyksen tallennuslomake on oletuksena yksikielinen. Jos haluat käyttöön monikielisen lomakkeen, jolla voi tallentaa kysymyksen tekstit monella kielellä, voit valita syöttölomakkeen yläreunassa olevasta valikosta Näytä syöttölomake yksikielisen tai monikielisen lomakkeen. Merkitse ensin rastit ruutuihin tarvittavien kielten kohdalle. Monikielisessä lomakkeessa on syöttökentät valintasi mukaan suomen, englannin ja ruotsinkielisille tiedoille. Yksikielisessä lomakkeessa näkyvät vain valitsemasi kielen mukaiset tietojen syöttökentät. Jos kysymys on monikielinen, valitse silloin lomakkkeesta kaikki tarpeelliset kielet. Muussa tapauksessa valitse vain yksi kieli.Jos käytät Mozillaa, Operaa tai Internet Exploreria, sinun on pidettävä Control-näppäintä painettuna valitessasi useampia kieliä monikieliseen kyselylomakkeeseen. Muuten useampi vaihtoehto ei pysy valituna. Netscapea käyttäessäsi Control-näppäintä ei pidä pitää painettuna valintoja tehdessä.
Voit tehdä helposti samasta kyselystä lomakkeet usealla kielellä. Monikielisestä kysymyksestä näkyvät valitsemasi kielen mukaiset kysymystekstit, kun valitset kysymyksiä kyselyyn. Ne tulevat myös valmiiseen kyselylomakkeeseen.
Tarvittavia tietoja ovat kysymyksen kieli, kysymysteksti ja kysymyksen tyyppi. Monivalintakysymyksistä on myös annettava vaihtoehtojen lukumäärä ja vaihtoehtojen nimet. Voit antaa myös vastausvaihtoehtojen arvot, mutta se ei ole välttämätöntä. Jos jätät ne tyhjiksi, ne saavat järjestyksessä numeroarvot nollasta alkaen. Arvoilla on merkitystä lähinnä siltä kannalta, että niitä käytetään laskettaessa annettujen vastausten painotettua keskiarvoa. Jos jokin vaihtoehto, esim. "En ota kantaa", halutaan jättää pois keskiarvon laskennasta, sen arvon tulee alkaa kirjaimella Voit halutessasi lisätä kysymykseen ohjetekstin, joka tulee näkyviin kysymyksen otsikon alle.
Vanhaa kysymystä pääset editoimaan kysymyksen kohdalla olevalla painikkeella Edit. Kun olet tehnyt kysymykseen tarpeelliset muutokset ja korjaukset, voit tallettaa sen uutena kysymyksenä listan perään painikkeella Talleta uusi kysymys. Tätä käytetään siihen, että vanhasta kysymyksestä muokataan uusi kysymys, mutta vanha kysymys jätetään jäljelle kysymyslistaan. Voit myös tallettaa kysymyksen vanhan kysymyksen tilalle painikkeella Korvaa kysymys. Näin voit korjata kysymyslistassa olevaa kysymystä. Kummassakin tapauksessa kysymyksen tiedot tulevat näkyviin kysymyksen syöttölomakkeeseen ja niitä voi korjailla. Kun korjaukset ovat valmiit, kysymys tallennetaan ja se ilmestyy kysymyslistan perään uutena kysymyksenä tai korvaa vanhan kysymyksen. Painikkeella Kysymyksen esikatselu voit katsoa, miltä valmis kysymys näyttää WWW-lomakkeella. Tämä toiminto ei talleta kysymystä.
Jos haluat poistaa kysymyksen, valitse kysymyksen muokkauslomakkeen lopussa oleva painike Poista kysymys tallennuksen sijasta. Jos otat editoitavaksi yleisten kysymysten listassa olevan kysymyksen, et voi tallettaa sitä vanhan tilalle etkä poistaa. Voit ainoastaan lisätä sen uutena kysymyksenä omien kysymysten listaan.
Voit myös poistaa kerralla joukon kysymyksiä. Merkitse kyselyiden tekolomakkessaa rastit poistettavien kysymyksten kohdalle ruutoon OTA. Voit sitten poistaa kysymykset lomakkeen alareunassa olevalla painikkeella Poista kysymukset.
Kysymysten valinta ja kyselyn teko
Kun listassa on kaikki tarpeelliset kysymykset, voit tehdä kyselylomakkeen. Kysymyksistä voi olla erikielisiä versioita. Valitse ensin kieli kysymyslistan yläreunassa olevasta painikkeesta ja paina sen vieressä olevaa nappia Hae kysely. Sen jälkeen saat näkyviin vain em. kieliset kysymykset. Merkitse rasti ruutuun OTA niiden kysymysten kohdalle, jotka otat mukaan kyselyyn. Jos kysymykseen vastaamisen pitää olla pakollista, merkitse rasti ruutuun PAKOLL. Jos pakollinen kysymys on osajoukko, on valittava ainakin yksi vaihtoehto, jotta lomakkeen palautus hyväksytään. Jos pakollinen kysymys on joukko yhteen kuuluvia monivalintakysymyksiä, on kaikkiin vastattava. Merkitse rasti ruutuun ANONYM, jos haluat, että kysymyksen vastaukset käsitellään erillään muista vastauksista. Tyypillisesti tällä on käyttöä silloin, jos haluat kerätä opiskelijanumerot kurssipalautetta varten, mutta et halua niitä yhdistää samojen henkilöiden vastauksiin.Valitut kysymykset tulevat oletusarvoisesti lomakkeeseen kysymyslistan mukaisessa järjestyksessä. Jos haluat muuttaa kysymysten järjestystä, voit merkitä kysymysten järjestysnumerot niille varatussa sarakkeessa oleviin ruutuihin. Järjestysnumeroiden pitää määritellä yksikäsitteisesti kysymysten järjestys, mutta niiden ei tarvitse olla peräkkäisiä kokonaislukuja. Hyvä käytäntö on numeroida kysymykset kymmenen välein, jolloin järjestyksen vaihtaminen on helppoa.
Voit myös halutessasi lajitella oman kysymyslistasi uudelleen. Merkitse kysymysten järjestysnumerot ruutuihin kuten edellä ja valitse sitten painike Lajittele kysymyslista. Saat sitten ruudulle kysymyslistan, jossa kysymykset on lajiteltu. Jos haluat lajitella kysymyslistan, sinun on joko määriteltävä kaikille kysymyksillesi uusi järjestys tai sitten voit määritellä yhdelle kysymykselle uuden järjestysnumeron, jos haluat siirtää sen toiseen kohtaan kysymyslistassa. Jos järjestysnumero on pienempi kuin ensimmäinen kysymys omien kysymysten listassa, se menee ensimmäiseksi. Jos numero on suurempi, kuin viimeisen kysymyksen järjestysnumero, kysymys menee listan viimeiseksi. Jos lajittelet kysymyslistan, tiedot aikaisemmin tekemistäsi kysymysten valinnoista kyselyihin eivät enää välttämättä viittaa samoihin vanhoihin kysymyksiin kuten ennen. Samoin voi käydä, jos poistat kysymyslistasta kysymyksiä.
Kun kysymykset on valittu, tarvitaan kyselylle vielä otsikko ja tunnus. Voit halutessasi lisätä kyselylomakkeeseen ohjetekstin, joka tulee kyselyn otsikon alle kyselylomakkeen alkuun. Otsikko tulee valmiin kyselylomakkeen alkuun. Tunnusta tarvitaan siihen, että vastauksia käsittelevä palvelinohjelma pystyy lajittelemaan eri lomakkeista saapuvat vastaustiedot oikeisiin tiedostoihin. Kyselyn tunnuksessa sallittuja merkkejä ovat kirjaimet, numerot, alaviiva, väliviiva ja piste. Sallittuja tunnuksia ovat esim T-nn.nnn, Tnnnnn. tai T-nn.nnn_nnn. Tunnuksessa on oltava vähintään kaksi alfanumeerista merkkiä. Muut merkit ja myös skandinaaviset kirjaimet eivät ole sallittuja.
Annettuasi nämä tiedot paina nappulaa Talleta lomake,jolloin saat WWW-selaimeen lopullisen kyselylomakkeen. Sinun pitää vielä tallettaa se tiedostoon ja sijoittaa tiedosto sellaiseen paikkaan, mistä jokin WWW-palvelin voi sen lukea, esimerkiksi omaan public_html -hakemiston tai kurssisi kotisivun yhteyteen. Voit vaihtoehtoisesti tilata kyselylomakkeen itsellesi sähköpostitse painikkeella Lomake sähköpostitse. Vaihtoehtoisesti voit käyttää palautejärjestelmän toimintoa, jolla se näyttää kyselyn WWW-lomakkeen. Linkin tälle sivulle löydät kyselyn tilatietosivulta. Tällöin kyselylomaketta ei tarvitse erikseen tallettaa omalle WWW-palvelimelle.
Ohje Internet Explorerin käyttäjille
Jos käytät Internet Exploreria, kyselylomakkeen tallennus WWW-selaimen ikkunasta levytiedostoon saattaa epäonnistua. Jos yrittäessäsi tallentaa kyselylomaketta IE:sta saat levylle html- tiedoston, jossa on virheilmoitus, tilaa lomake sähköpostina tai siirry kyselyiden hallintasivulta sivulle Omien kyselyiden tiedot ja talleta tältä sivulta kyselyn WWW-lomake.
Mozilla Firefox
Mozilla Firefoxista voit tallettaa lomakkeen toiminnolla This Frame/Save Frame as. Mozillan Windows- ja Unix-versioissa tämä toiminto löytyy klikkaamalla hiiren oikeata nappia lomakkeen sisältävässä kehyksessä. Voit myös siirtää HTML-lomakkeen johonkin editoriin toiminnolla This Frame/View Frame source. Saat silloin lomakkeen HTML-muotoisena näkyviin uuteen ikkunaan, josta voit kopioida sen sisällön johonkin tekstieditoriin, josta voit tallettaa sen WWW-palvelimelle siirtämistä varten.Monikielisen kyselyn voit tehdä seuraavasti. Tee ensin tarvittavat kysymykset monikielisinä antaen niihin tiedot tarpeellisilla kielillä. Sitten poimit kyselyyn tarpeelliset kysymykset ja valitset kielen ja talletat lomakkeen. Näin voit tehdä kyselylomakkeen vaikkapa suomeksi. Jos sitten haluat tehdä lomakkeen englanniksi, vaihdat vaan kielen ja talletat englanninkielisen lomakkeen. Näin tehtyjen erikielisten kyselylomakkeiden vastaukset käsitellään samaan kyselyyn tulevina vastauksina. Voit tehdä yhteisen kyselyn suomalaisille ja ulkomaalaisille opiskelijoille ja käsitellä kyselyihin tulevat vastaukset yhdessä erässä.
Kun opiskelija vastaa kyselyyn, palautejärjestelmä antaa ilmoituksen onnistuneesta tai epäonnistuneesta palautuksesta samalla kielellä kuin kysely on tehty. Jos olet merkinnyt kyselyn kieleksi esimerkiksi ruotsin kielen, vastaaja saa ilmoitukset ruotsiksi.
Kun lomakkeeseen vastataan, WWW-selain lähettää lomakeen vastaukset kyselyitä hallinnoivalle WWW-palvelimelle, josta voit niitä myöhemmin pyytää itsellesi. Jos haluat kyselyn vastaukset suoraan itsellesi sähköpostissa sen sijaan, että ne kerätään palvelimen tiedostoihin, anna sähköpostiosoite sille varattun kohtaan ennen lomakkeen talletusta ja tulostusta. Muuten jätä kyseinen kohta tyhjäksi. Jos pyydät vastaukset sähköpostitse, et voi käyttää hyväksi palvelimen tilastointipalveluja. Jos kyselyssä on anonyymejä kysymyksiä, et voi pyytää kyselyn vastauksia lähetettäväksi sähköpostitse suoraan sinulle.
Vanhat kyselyt
Kun olet tehnyt kyselyn, sen tunnus lisätään kysymyslistan alussa olevaan valikkoon, josta voit valita kyselyn. Valikko pitää vielä päivittää painamalla WWW-selaimen Reload-painiketta kehyksessä, jossa on kysymyslista.Voit muokata vanhaa kyselyä valitsemalla sen tunnuksen lomakkeen alussa olevasta valikosta ja painamalla vieressä olevaa painiketta Hae kysely. Kyselyyn kuuluvat kysymykset näkyvät lomakkeessa sen jälkeen esivalittuina. Tämä on kätevää, jos haluat lisätä vanhaan kyselyyn uuden kysymyksen, poistaa jonkin kysymyksen tai vaihtaa kysymysten järjestystä. Kaikkia valintoja ei tarvitse silloin tehdä uudelleen.
Tarpeettomat vanhat kyselyt on mahdollista poistaa. Tämä tehdään palautejärjestelmän hallintasivulla. Otsikon Kyselyn hallinta alla on toiminto poista kysely. Kun kysely poistetaan, tiedot valituista kysymyksistä poistetaan. Itse kysymykset eivät katoa vaan ainoastaan kyselyä varten tehty poiminta kysymyslistasta. Poistetun kyselyn vastaukset siirretään automaattisesti arkistoon ja niitä säilytetään varmuuskopiona jonkin aikaa. Niitä voi vielä tarvittaessa pyytää Webmasterilta käyttöön.
Rajoitettu kysely
Joskus on tärkeätä rajoittaa mahdollisuus vastata kyselyyn ennalta määrättyyn joukkoon ihmisiä. Tätä mahdollisuutta voidaan käyttää tutkimuksissa ja äänestyksissä. Jos haluat tehdä rajatun kyselyn, merkitse kyselylomaketta tehdessäsi rasti kohtaan, jossa kysytään, onko kysely rajoitettu. Kun tulostat kyselylomakkeen, sen alkuun tulee silloin automaattisesti kysymys, jossa pyydetään salasanaa.Kun olet tehnyt kyselyn sinun pitää vielä siirtyä sivulle, jossa on kyselyiden hallintatyökalut ja mennä otsikon äänestys kohdalla olevalle sivulle. Siellä kysytään kyselyyn osallistujien sähköpostiosoitteet ja ohjeteksti kyselyyn osallistujia varten. Kun olet lähettänyt lomakkeella osoitteet ja ohjeet, WWW-ylläpito saa asiasta tiedon ja lähettää näihin osallistujille sähköpostina ohjeen ja salasanan. Jokainen saa oman salasanan, jota vastaamisessa pitää käyttää. Kyselyyn vastaaminen tällä salasanalla onnistuu vain yhden kerran.
Opiskelijoille voidaan joskus antaa mahdollisuus jälkeenpäin korjailla ja muuttaa kyselyyn annettuja vastauksia. Jos tarjoat mahdollisuutta vastausten editointiin, merkitse kyselyn laatimislomakkeessa rasti ruutuun kohtaan, jossa kysytään tätä. Kyselylomakkeessa pyydetään tällöin vastaajan sähköpostiosoitetta, johon hän saa ensimmäisellä vastauskerralla linkin, josta pääsee editoimaan vastauksiaan. Palautejärjestelmää voidaan myös pyytää lisäämään kyselyn vastauksiin automaattisesti tieto palautuksen kellonajasta. Jos haluat aikaleiman vastauksiin, merkitse rasti ruutuun kyselyn laatimislomakkeessa tämän kysymyksen kohdalla. Kun opiskelija vastaa kyselyyn, palautejärjestelmä lisää automaattisesti palautukseen aikaleiman.
Julkisen kysymyslistan vaihto
Palautejärjestelmässä on oletusarvoisesti käytössä yleisten kysymysten lista public. Jos haluatte käyttää jotakin muuta yleisten kysymysten listaa, listan voi vaihtaa menemällä kyselyiden hallintasivulta salasanan vaihtosivulle. Siellä on lomake, jonka valikosta voi valita yleisten kysymysten listan ja sen voi sitten vaihtaa lähettämällä tämän lomakkeen. Muutos on voimassa pysyvästi. Voit halutessasi taas vaihtaa kysymyslistan tältä sivulta. Käytössä olevan standardikysymysten listan nimi näkyy kyselyn muokkauslomakkeessa tämän kysymyslistan alussa.Jos julkisten kysymysten listassa ei ole sopivaa kysymyskokoelmaa ja tarvitsette useammalle käyttäjälle näkyvän uuden kysymyslistan, se voidaan perustaa. Tätä voitte pyytää ylläpidolta.
Kyselyn tulokset, seuranta ja raportointi
Kun olet tehnyt kyselyn, voit säädellä sitä hallintasivulla, jonka otsikkona on Kyselyn ylläpito. Uusi kysely on oletusarvoisesti auki, jolloin siihen voi lähettää vastauksia. Kyselyn tulokset menevät nyt WWW-palvelimelle tiedostoon. Ne voit tilata kyselyn hallintasivun avulla itsellesi, kun kysely on suljettu tai aikaisemminkin, jos haluat katsella tilanteen kehittymistä. Kyselyn tuloksia voit tilata palvelimelta myös sähköpostilla ja ne tulevat hetken kuluttua kyselyn tekijälle sähköpostiosoitteeseen, joka on rekisteröity palautejärjestelmään tunnusta perustettaessa.Jos useamman käyttäjän on tarvetta voida tilata sähköpostitse kyselyn vastauksia, voit siirtyä kyselyiden hallintasivulta kohdasta Sähköpostiosoitteet sivulle, jolla voit lisätä käyttäjätunnukseen lisäosoitteita tai voit poistaa niitä. Jos haluat lisätä useita sähköpostiosoitteita, kirjoita ne pilkuilla erotettuna listana lomakkeelle. Välilyöntejä ja muita sähköpostiosoitteisiin kuulumattomia merkkejä ei hyväksytä. Omaa rekisteröitymislomakkeella antamaasi sähköpostiosoitetta et voi poistaa etkä muuttaa. Kun osoitteet on lisätty, voit hallintasivun valikosta valita, mihin osoitteeseen niistä kyselyn vastaukset lähetetään. Jos valitset kohdan vastaukset sähköpostina (lajiteltu), saat vastaukset seuraavassa muodossa. Yhdessä viestissä tulevat numeeriset vastaukset ja toisessa sanalliset vastaukset, jos sellaisia on. Anonyymien kysymysten vastaukset tulevat erillisessä viestissä suuruusjärjestykseen lajiteltuna.
Vastaukset on ryhmitelty siten, että kunkin kysymyksen vastaukset ovat peräkkäin. Jos kyselyssä on pyydetty opiskelijanumeroita tai jotakin muita anonyyminä käsiteltäviä tietoja, ne tulevat erillisenä viestinä lajiteltuna suuruusjärjestykseen. Kyselyn vastaukset voi tilata myös siten, että yhden vastaajan vastaukset eri kysymyksiin ovat peräkkäin. Silloin numeeriset ja sanalliset vastaukset ovat peräkkäin siinä järjestyksessä kuin kysymykset ovat lomakkeessa. Anonyymejä vastauksia ei tässä tulostuksessa ole. Saat vastaukset tässä muodossa valitsemalla vaihtoehdon vastaukset sähköpostina.
Jos haluat käsitellä kyselyn tuloksia jollakin taulukkolaskimella tai tilasto-ohjelmistolla, voit pyytää kyselyn tulokset siihen paremmin sopivassa muodossa valitsemalla hallintasivulta vastaukset sähköpostina (tietueina). Saat ne sähköpostina muodossa, jossa jokainen vastaus on omalla rivillään ja muuttujien arvot on erotettu pilkulla toisistaan. Numeeristen muuttujien puuttuvat arvot sekä tekstiarvoisten muuttujien arvot on korvattu merkillä -. Viimeksi mainittuja, ts. sanallisia vastauksia, ei tässä tulostuksessa ole mukana lainkaan eikä myöskään anonyymejä vastauksia.
Kyselyn tulokset on mahdollista tilata sähköpostina myös Excel-liitetiedostona. Tällä tavoin saat helposti aineiston jatkokäsittelyä varten taulukkolaskentaohjelmaan. Excel-taulukossa ovat sekä numeeriset vastaukset että sanalliset vastaukset. Excelin rajoitusten takia sanallisten vastausten pituus on korkeintaan 255 merkkiä. Jos vastaus on pitempi, se katkaistaan tähän pituuteen. Excel-tiedostossa voi olla enintään 256 saraketta. Jos kyselyssä on tätä enemmän muuttujia, taulukko käännetään siten, että kunkin muuttujan arvot tulevat omalle vaakasuoralle rivilleen ja jokaisen lomakkeen vastaukset kukin omalle sarakkeelleen. Jos sekä muuttujia että vastauksia on yli 256 kappaletta, Excel-taulukossa lähetetään niin paljon vastauksia kuin siihen mahtuu ja huomautus siitä, etteivät kaikki tiedot mahdu taulukkoon. Sanalliset vastaukset on kuitenkin saatavilla täydellisenä tilaamalla vastaukset jossakin muussa muodossa.
Anonyymit kysymykset
Kyselyn tuloksia tilattaessa anonyymeihin kysymyksiin annetut vastaukset erotetaan muista saman kyselylomakkeen kysymyksen vastauksista ja lähetetään sinulle erikseen. Valitsemalla toiminnon vastaukset sähköpostina (lajiteltu) saat anonyymien kysymysten vastaukset erillisenä sähköpostiviestinä. Toiminnolla vastaukset sähköpostina (Excel-liite) saat nämä vastaukset samassa Excel-tiedostossa eri taulukossa kuin muiden kysymysten vastaukset, mutta ne on lajiteltu, joten niitä ei voi yhdistää saman lomakkeen muiden kysymysten vastauksiin. Kyselyn vastaustiedot on mahdollista tarvittaessa poistaa. Tällöin niistä tehdään kuitenkin automaattisesti varmuuskopio, jota Webmasterilta voi tarpeen vaatiessa pyytää palautettavaksi.Tilastot ja raportit
Kyselyn tekijä voi tulostaa raportin, jossa on vastausten lukumäärät ja jakaumat. Lisäksi siinä on keskiarvot kysymyksistä, joiden vastaukset ovat numeerisia tai joiden vastausvaihtoehtoina on joukko ennalta määrättyjä vaihtoehtoja. Monivalintakysymysten vastausten keskiarvoja laskettaessa jätetään huomiotta kirjaimella alkavat vastausvaihtoehdot. Ne eivät vaikuta keskiarvoon. Kysymyksistä, joiden vastaukset ovat vapaamuotoisia ja sanallisia, voi tulostaa raportin, joka on järjestetty kysymyksen mukaan. Siinä kaikki kuhunkin kysymykseen annetut vastaukset ovat peräkkäin. Näiden raporttien tulostus on mahdollista vain, jos kyselyn vastaukset kerätään WWW-palvelimelle. Se ei onnistu, jos vastaukset toimitetaan sähköpostitse suoraan kyselyn laatijalle. Tulosten hallintatyökalut löytyvät palautejärjestelmän hallintasivulta.Voit halutessasi rajata tulostettavaa raporttia jonkin ehdon mukaan toiminnolla Tilastoja (graafinen) laaja. Saat raporttisivun, josta voit valita kysymyksen ja klikata linkkiä jonkin vaihtoehdon kohdalla. Saat sitten raportin niiden lomakkeiden vastauksista, joissa tämä vaihtoehto on valittu, esimerkiksi ne, joilla vuosikurssi on N tai osasto on T-osasto.
Automaattinen tilastointi toimii varmuudella vain näillä palautejärjestelmän välineillä tehdyillä WWW-lomakkeilla. Kun olet tehnyt kyselyn, tallettanut lomakkeen, sijoittanut sen vastaajien saataville ja avannut kyselyn, raporttien tulostus on jo mahdollista. Voit myös itse editoida ja korjailla kyselylomaketta, esimerkiksi, jos haluat lisätä väliotsikoita, tehdä korjauksia tai selityksiä tekstiin. Valmiin lomakkeen muuntelussa on kuitenkin se rajoitus, että kysymysten järjestystä, muuttujien nimiä ja vastausten tyyppejä sekä vastausvaihtoehtoja ei pidä muuttaa. Muuten vastausraporttien automaattinen tulkinta ei enää toimi.
Tietoja omista kyselyistä
Voit katsoa tietoa kaikista omista kyselyistäsi kyselyiden hallintasivulla linkistä Omien kyselyiden tiedot. Siitä pääset sivulle, jossa näet taulukkomuodossa listan kaikista omista kyselyistäsi. Taulukossa on kyselyn nimi, luontipäivämäärä, tieto siitä, onko kysely auki vai suljettu, tieto siitä, onko kyselyyn tullut vastauksia ja linkki, josta palautejärjestelmä näyttää kyselyn HTML-lomakkeen.Tietoja yhdyshenkilöille
Palautejärjestelmässä voidaan yhdyshenkilöille antaa oikeus katsella oman osaston tai laboratorion kyselyiden tietoja ja tehdä niistä yhteenvetoja. Nämä toiminnot löytyvät kyselyiden hallintasivulta linkistä Kyselyiden yhteenvetoja. Sieltä tähän oikeutettu käyttäjä voi siirtyä sivulle Kyselyiden yhteenvetoja. Seuraavaksi pitää valita mallikysely, jonka mukaisista kyselyistä halutaan katsella tietoja. Sivulle tulee näkyviin taulukko, jossa on tunnus, vastausten lukumäärä, keskiarvot joukosta ennalta määriteltyjä kysymyksiä, ja linkit, joista voi tulostaa raportteja kyselyistä eri muodoissa. Raportin voi pyytää numeerisista ja sanallisista vastauksista HTML-muodossa, PDF-tiedostona ja Postscript-tiedostona. Tähän taulukkoon voit valita näytettäväksi keskiarvoja myös muista kysymyksistä kohdasta Minkä kysymysten keskiarvot näytetään. Voit tilata tämän sivun yhteenvetotaulukon sisällön myös Excel-taulukkona..